Godkjenningsordning for sikkerhetsfunksjoner

Godkjenningsordning for virksomheter som leverer personell med sikkerhetsfunksjoner, skal bøte på det økte antall hendelser med sikkerhetsfunksjoner involvert.

Foto: Bane NOR

Følgende sikkerhetsfunksjoner til Bane NOR omfattes av ordningen:

  • Hovedsikkerhetsvakt (HSV)
  • Lokal Sikkerhetsvakt (LSV)
  • Leder for Elsikkerhet (LFS)*
  • Fører

*For LFS gjelder ordningen for bemyndigelsene LFS 2431 og LFS 2429.

Bare virksomheter som innehar gyldig godkjenning i ordningen, kan utføre arbeid med sikkerhetsfunksjoner som leverandør eller underleverandør til Bane NOR.

Les mer om bakgrunnen for ordningen og hvilke krav som skal være oppfylt, i informasjonsskrivet om Godkjenningsordningen i høyre marg.

Gyldig godkjenning i Godkjenningsordningen vil fra tidspunktet for ikrafttredelse av ordningen kunne oppstilles som et kvalifikasjonskrav i anbudskonkurranser og kontraktskrav der sikkerhetsfunksjoner inngår.

Ikrafttredelse av Godkjenningsordningen

Godkjenningsordningen trådte i kraft fra og med 15. mars 2022 for både pågående og nye kontrakter. 

Det er mulighet for å fortløpende sende inn søknad, og godkjenning vil bli gitt gjennom året. 

Oversikt over godkjente virksomheter

Finn oversikt over godkjente virksomheter i Godkjenningsordningen og Overgangsordningen i høyre marg.

Oversikten oppdateres fortløpende med nye virksomheter når disse får innvilget godkjenning.

Bane NOR behandler fortløpende søknader som virksomheter sender inn.  

Slik søker du

Alle virksomheter som mener å kunne oppfyller kriteriene i Godkjenningsordningen, kan søke om godkjenning til å levere sikkerhetstjenester direkte eller som underleverandør i kontrakter med Bane NOR. Hver juridisk enhet skal søke om godkjenning selvstendig.

Finn søknadsskjema her.

Av skjemaet fremgår hvilke kriterier virksomheten skal oppfylle.

Kriteriene skal være oppfylt i hele godkjenningsperioden.

Virksomheten skal sende inn dokumentasjon på krav som angitt på slutten av dette skjemaet;

  • Firmaattest, ikke eldre enn 6 måneder
  • Organisasjonskart. Skriftlig redegjørelse av fast ansatte med stillingsbrøk
  •  Relevante styrende dokumenter fra egen virksomhet som viser at virksomheten har egen sikkerhetsfunksjon i foretaket med sikkerhetsansvar som inkluderer trafikksikkerhet (sikkerhetsleder)
  • Redegjørelse av system for intern opplæring, kompetansestyring og gyldige sertifiseringer som omfatter funksjoner med betydning for trafikksikkerheten innen rammene av Bane NORs sikkerhetsgodkjenning
  • Redegjørelse av dokumentert kvalitetssystem etter EN ISO 9001:201 eller tilsvarende
  • Redegjørelse av et dokumentert og implementert internkontrollsystem som også omfatter sikkerhet knyttet til oppgaver og funksjoner innen jernbane
  • Redegjørelse av virksomhetens timeføringssystem som er egnet til å vise totalt faktisk arbeidende timer for alle kunder. Redegjørelsen skal inneholde navn på systemet, lenker og bilder som illustrerer systemet
  • Søkere til dispensasjon fra kravet til 10 fast ansatte må beskrive hvordan de skal innrette seg for å møte kravet i løpet av 2023. Søkere uten en innsendt plan for å oppfylle dette kravet vil ikke bli gitt dispensasjon

Dokumentasjonen skal sendes til godkjenningsordning@banenor.no snarest etter at søknaden er sendt inn. Merk e-posten med søkers navn og organisasjonsnummer. Dokumentasjonens filnavn skal inneholde dokumentets beskrivelse. Kravene skal være oppfylt på søknadstidspunktet. Søker kan ikke støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene.

Vi tar ikke imot søknader i annen form enn på dette skjemaet.

Bane NOR gjør oppmerksom på at godkjenning i funksjoner med betydning for sikkerheten fremdeles vil bli vurdert og utstedt på individnivå. Forutsetningen for gyldig sertifikat og godkjenning er tilsetting og registering i godkjent virksomhet.

Individuell godkjenning for personell uten fast tilsetting i godkjent virksomhet er ikke gyldig.

Midlertidige ansettelser, innleie og prosjektansettelser i virksomheter som ikke selv er godkjent, gir ikke mulighet for godkjenning i operative funksjoner med betydning for trafikksikkerheten.

Slik blir søknaden vurdert

Søknaden blir fortløpende vurdert av et tverrfaglig team. Forventet behandlingstid vil være 2-4 uker fra mottak av søknad.

Bane NOR forbeholder seg muligheten til å gjøre selvstendige søk i offentlige registre og andre databaser ved behandlingen av søknaden.

Om virksomheten får godkjenning, får dere et brev om godkjenning.

Om virksomheten ikke får søknad innvilget, mottar dere et avslagsbrev med informasjon om hvilke kriterier som ikke er oppfylt. Virksomheten har mulighet til å søke om godkjenning på nytt så snart virksomheten mener å kunne oppfyller kriteriene i Godkjenningsordningen.

Godkjenningens varighet

Godkjenning gjelder i 36 måneder fra godkjennelsestidspunktet under forutsetning at kravene til å være godkjent, er oppfylt i hele perioden.

Fornyelse av utstedt godkjenning

Virksomheten er selv ansvarlig for å søke om fornyelse av godkjenning, senest 3 måneder før den utløper.  

En regodkjenning følger samme prosess som for første gangs godkjenning. Virksomheten er også ansvarlig for å sende inn fornyet dokumentasjon. 

Kontroll av utstedt godkjenning

Virksomheten må påregne kontroll og revisjon av etterlevelse av oppfyllelse av krav underveis i godkjenningsperioden. Bane NOR kan be om oversendelse av dokumentasjon som viser at kravene er oppfylt.  

Bane NOR forbeholder seg retten til å kreve politiattest for personer i ledende stillinger, samt utpekt sikkerhetsansvarlig i virksomheten. 

Fratakelse av godkjenning

Les mer om fratakelse av godkjenning i informasjonsskrivet om Godkjenningsordningen i høyre marg.

Dispensasjon fra kravet til antall ansatte

Virksomheter med 6 eller flere fast ansatte kan søke om dispensjon fra kravet om minimum 10 fast ansatte under forutsetning av at alle andre krav er oppfylt på søknadstidspunktet. Søkere til ny dispensasjon må beskrive hvordan de skal innrette seg for å møte kravet om 10 fast ansatte i løpet av 2023.

Varighet på godkjenning for virksomheter som søker om dispensjon fra dette kravet, er 12 måneder.

Evaluering av ordningen

I november/desember 2022 ble det gjennomført en evaluering av Godkjenningsordningen både med tanke på hvordan ordningen har fungert til nå - ca. 8-9 måneder etter innføringen, og Godkjenningsordningens krav etter den 15.3.2023. Det ble blant annet gjennomført i underkant av 30 dialogmøter med et representativt utvalg av virksomheter basert på størrelse (antall ansatte), mål med virksomheten (del av større konsern eller spesialisert på sikkerhetstjenester) og geografisk spredning. Dialogmøtene har i tillegg til grunnlag for vurderingen, gitt nyttig informasjon om virksomhetene når det gjelder organisering og etterlevelse av Godkjenningsordningen og av Bane NORs krav.

Evalueringen og de første 9 månedene med Godkjenningsordningen i bruk resulterer i følgende:

1. Overgangsordningen avsluttes som tiltenkt 31.12.2022 

2. Kravet til antall ansatte fastholdes også etter 15.03.2023 og kravet presiseres med følgende:

- utpekt sikkerhetsleder i virksomheten skal være fast ansatt 100 %

- øvrig operativt personell som er godkjent i sikkerhetskritisk funksjon (minimum 3 personer), må ha godkjent virksomhet som hovedarbeidsgiver og må være ansatt i minimum 80 % stilling hos virksomheten

3. Dispensasjon fra kravet til 10 eller flere fast ansatte videreføres fra 15.3.2023 til 31.12.2023

- søkere til ny dispensasjon må beskrive hvordan de skal innrette seg for å møte kravet til 10 fast ansatte i løpet av 2023. Søkere uten en plan for å oppfylle dette kravet vil ikke bli gitt dispensasjon

4. Det gjøres noen tekstlige endringer/presiseringer i kriteriene med tilhørende dokumentasjonskrav

Kontakt

Dersom dere ønsker mer informasjon om Godkjenningsordningen send mail til Godkjenningsordningens mailadresse. Saksbehandler tar kontakt med dere.

godkjenningsordning@banenor.no