Godkjenningsordning for sikkerhetsfunksjoner

Godkjenningsordning for virksomheter som leverer personell med sikkerhetsfunksjoner, skal bøte på det økte antall hendelser med sikkerhetsfunksjoner involvert

Bare virksomheter som innehar gyldig godkjenning i ordningen, kan utføre arbeid med sikkerhetsfunksjoner som leverandør eller underleverandør til Bane NOR.

Les mer om bakgrunnen for ordningen og hvilke krav som skal være oppfylt, i informasjonsskrivet om Godkjenningsordningen i høyre marg.

Gyldig godkjenning i Godkjenningsordningen vil kunne oppstilles som et kvalifikasjonskrav i anbudskonkurranser og kontraktskrav der sikkerhetsfunksjoner inngår.

Ikrafttredelse av Godkjenningsordningen

Godkjenningsordningen trer i kraft fra og med 15. mars 2022 for både pågående og nye kontrakter. 

Søknadsperioden er fra den 1. desember 2021.

Frist for å søke om godkjenning som virksomhet i første godkjenningsrunde, er 15. januar 2022. Alle som har søkt innen fristen, vil motta svar på sin søknad innen 15. februar 2022. 

Fra 1. mars 2022 vil det være mulighet for å fortløpende sende inn søknad, og godkjenning vil bli gitt gjennom året. 

Slik søker du

Alle virksomheter som mener å kunne oppfyller kriteriene i Godkjenningsordningen, kan søke om godkjenning til å levere sikkerhetstjenester direkte eller som underleverandør i kontrakter med Bane NOR. Hver juridisk enhet skal søke om godkjenning selvstendig.

Finn søknadsskjema her.

Av skjemaet fremgår hvilke kriterier virksomheten skal oppfylle.

Kriteriene skal være oppfylt i hele godkjenningsperioden.

Virksomheten skal sende inn dokumentasjon på krav som angitt på slutten av dette skjemaet;

  • Firmaattest, ikke eldre enn 6 måneder
  • Organisasjonskart 
  • Relevante styrende dokumenter fra egen virksomhet som viser at virksomheten har egen sikkerhetsfunksjon i foretaket med sikkerhetsansvar som inkluderer trafikksikkerhet
    Redegjørelse av system for intern opplæring, kompetansestyring og gyldige sertifiseringer som omfatter funksjoner med betydning for trafikksikkerheten innen rammene av Bane NORs sikkerhetsgodkjenning
  • Redegjørelse av dokumentert kvalitetssystem etter EN ISO 9001:201 eller tilsvarende
  • Redegjørelse av et velfungerende internkontrollsystem som også omfatter sikkerhet knyttet til oppgaver og funksjoner innen jernbane
  • Redegjørelse av tilfredsstillende timeføringssystem som er egnet til å vise totalt faktisk arbeidende timer for alle kunder. Redegjørelsen skal inneholde navn på systemet, lenker og bilder som illustrerer systemet

Dokumentasjonen skal sendes til godkjenningsordning@banenor.no snarest etter at søknaden er sendt inn. Merk e-posten med søkers navn og organisasjonsnummer. Dokumentasjonens filnavn skal inneholde dokumentets beskrivelse. Kravene skal være oppfylt på søknadstidspunktet. Søker kan ikke støtte seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene.

Vi tar ikke imot søknader i annen form enn på dette skjemaet.

Bane NOR gjør oppmerksom på at godkjenning i funksjoner med betydning for sikkerheten fremdeles vil bli vurdert og utstedt på individnivå. Forutsetningen for denne godkjenningen er tilsetting og registering i godkjent virksomhet.

Slik blir søknaden vurdert

Søknaden blir fortløpende vurdert av et tverrfaglig team. Forventet behandlingstid vil være 2-4 uker fra mottak av søknad ved fortløpende søkeprosess.

Bane NOR forbeholder seg muligheten til å gjøre selvstendige søk i offentlige registre og andre databaser ved behandlingen av søknaden.

Om virksomheten får godkjenning, får dere et brev om godkjenning.

Om virksomheten ikke får søknad innvilget, mottar dere et avslagsbrev med informasjon om hvilke kriterier som ikke er oppfylt. Virksomheten har mulighet til å søke om godkjenning på nytt så snart virksomheten mener å kunne oppfyller kriteriene i Godkjenningsordningen.

Klagebehandling

Dersom virksomheten har fått søknad avslått, har dere anledning til å klage innen fire uker. Virksomheten mister muligheten til å klage på avslaget dersom klagefristen oversittes.

Klageadgangen gjelder også dersom du blir fratatt godkjenningen.

Virksomheten skal begrunne klagen. Dersom klagen gjelder fratakelse av godkjenning, kan virksomheten be om oppsettende virkning i klagen.

En eventuell klage behandles av en annen tverrfaglig gruppe enn den som behandlet søknad eller fratok godkjenningen. Beslutning fattet av denne gruppen kan virksomheten ikke påklage.

Godkjenningens varighet

Godkjenning gjelder i 36 måneder fra godkjennelsestidspunktet under forutsetning at kravene til å være godkjent, er oppfylt i hele perioden.

Bane NOR publiserer en liste over virksomheter med gyldig godkjenning her når godkjenninger vil bli innvilget.

Fornyelse av utstedt godkjenning

Virksomheten er selv ansvarlig for å søke om fornyelse av godkjenning, senest 3 måneder før den utløper.  

En regodkjenning følger samme prosess som for første gangs godkjenning. Virksomheten er også ansvarlig for å sende inn fornyet dokumentasjon. 

Kontroll av utstedt godkjenning

Virksomheten må påregne kontroll og revisjon av etterlevelse av oppfyllelse av krav underveis i godkjenningsperioden. Bane NOR kan be om oversendelse av dokumentasjon som viser at kravene er oppfylt.  

Bane NOR forbeholder seg retten til å kreve politiattest for personer i ledende stillinger, samt utpekt sikkerhetsansvarlig i virksomheten. 

Fratakelse av godkjenning

Les mer om fratakelse av godkjenning i informasjonsskrivet om Godkjenningsordningen i høyre marg.

Overgangsordning

Når ordningsordningen trer i kraft, vil den gjelde for leveranse av personell i sikkerhetsfunksjoner i pågående og nye kontrakter. For at virksomheter skal kunne få tilpasse seg til de nye kravene, gjelder en overgangsordning. 

Frem til 31. des. 2022 kan leverandører med pågående kontrakt med Bane NOR, søke om godkjenning for fortsatt leveranse av funksjoner med betydning for trafikksikkerheten i egen regi eller fortsatt bruk av virksomheter uten oppnådd godkjenning som underleverandører.  

Finn søknadsskjema her.

Forutsetning for å søke dispensasjon er at virksomheten enten har signert kontrakt med Bane NOR eller har fått godkjent underleverandør på kontrakten(e) det søkes for, før godkjenningsordningen trådte i kraft. 

Bane NOR har i sine kontraktsmaler anledning til, på saklig grunnlag, å kreve nøkkelpersonell og underleverandører erstattet med annet personell med minst tilsvarende kompetanse.

Dispensasjon fra kravet til antall ansatte

Virksomheter med 6 eller flere fast ansatte kan søke om dispensjon fra kravet om minimum 10 fast ansatte under forutsetning av at alle andre krav er oppfylt på søknadstidspunktet. 

Varighet på godkjenning for virksomheter som søker om dispensjon fra dette kravet, er 12 måneder.

Kontakt

Cathrine Loennecken, anskaffelsesdirektør

godkjenningsordning@banenor.no