Personvernerklæring

Her finner du personvernerklæring for Norsk jernbaneskole.

1. Generelt om behandling av personopplysninger ved Norsk jernbaneskole

All behandling av personopplysninger hos Norsk jernbaneskole skal skje i tråd med norsk lovgivning, herunder personopplysningsloven med personvernforordningen, og andre lover som regulerer vår virksomhet.

Norsk Jernbaneskole er jernbanesektorens ledende kurssenter og leverandør av jernbanefaglig opplæring. Dette innebærer behandling av personopplysninger til egne ansatte, eksterne instruktører, kursdeltakere ansatt i Bane NOR og eksterne kursdeltakere. Norsk jernbaneskole er en del av Bane NOR SF.

Alle personopplysningene som behandles er nødvendige for å kunne levere de tjenestene Norsk jernbaneskole av Bane NOR er satt til å gjøre.

Når du tar kurs eller utdanningsløp ved Norsk jernbaneskole, behandles mange personopplysninger om deg. En personopplysning er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

Denne personvernerklæringen omhandler Norsk jernbaneskoles behandling av personopplysninger for de tilfellene hvor du er student eller kursdeltaker på skolen, uavhengig av om du er ansatt i Bane NOR eller ikke. For info om behandling av personopplysninger om deg som medarbeider i Bane NOR, se Bane NORs personvernerklæring for medarbeidere tilgjengelig på Banenettet. Dersom du er i kontakt med Bane NOR i en annen rolle enn som student eller kursdeltaker henvises også til Bane NORs eksterne personvernerklæring tilgjengelig på banenor.no.

2. Behandlingsansvar

Bane NOR, ved konsernsjefen, er behandlingsansvarlig for alle personopplysninger som behandles av Bane NOR, herunder også for Norsk Jernbaneskole.

3. Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

All behandling av personopplysninger ved Norsk Jernbaneskole er hjemlet i norsk lovgivning. Dette kan være regulert direkte i personopplysningsloven eller i andre lover.

Som tilbyder av utdanningsløp og kurs er Norsk jernbaneskoles behandling av personopplysninger i hovedsak hjemlet i forskrift om opplæring av personell med arbeidsoppgaver av betydning for trafikksikkerheten ved jernbane m.m. (opplæringsforskriften) og andre lover og forskrifter som stiller krav til opplæring i virksomhet som drives av eller for Bane NOR.

For å kunne behandle personopplysninger om studenter og kursdeltakere må Norsk jernbaneskole ha et behandlingsgrunnlag etter personvernforordningen artikkel 6. For de fleste behandlinger av personopplysninger om kursdeltakere finnes behandlingsgrunnlag i lov, avtale eller berettiget interesse.

4. Innsamling av opplysninger

Personopplysningene som behandles om deg som kursdeltaker innhentes primært gjennom informasjon du selv oppgir i forbindelse med utdanningsløpet eller kursdeltakelsen. I tillegg kan det hentes det noe informasjon fra offentlige registre og fra andre offentlige instanser. Tar du utdanning eller er kursdeltaker og allerede er ansatt i Bane NOR vil mye av informasjonen innhentes fra det som allerede er registrert om deg som arbeidstaker. I tillegg vil det genereres opplysninger om deg underveis i utdanningsløpet eller kursdeltakelse, eksempelvis eksamensresultater.

Du vil også legge igjen elektroniske spor ved bruk av adgangskort, IT-systemer, digitale verktøy og for enkelte lokasjoner også gjennom kameraovervåking.

5. Personopplysninger som behandles

Typen av personopplysninger som behandles favner vidt og varierer med hver enkelt behandling. Norsk jernbaneskole behandler kun de opplysninger om deg som er nødvendig for å oppnå formålet med de ulike behandlingene

6. Sikring av personopplysningene

Informasjon om deg vil være registrert i ulike IT-systemer og -tjenester. I tillegg kan vi ha opplysninger om deg i papirdokumenter.

Norsk jernbaneskole jobber kontinuerlig med å sikre at dine personopplysninger er lagret slik at opplysningene vernes mot uautorisert tilgang. Tilgang til dine opplysninger skal være begrenset til personell med tjenstlig behov, eller offentlige myndigheter med hjemmel for å få tilgang til opplysningene.

Norsk jernbaneskole gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyser av datasystemene som brukes benytter, for å sikre personopplysningene dine.

7. Databehandlere og utlevering av personopplysninger

Utlevering av dine personopplysninger til andre skal aldri skje uten at det foreligger hjemmel for dette.

I mange tilfeller behandler eksterne samarbeidspartnere personopplysninger på vegne av Norsk jernbaneskole, for eksempel gjennom å drifte flere sentrale IT-systemer. Når andre behandler personopplysninger på våre vegne for å drifte et system eller levere en tjeneste, inngås det en databehandleravtale for å ivareta informasjonssikkerheten og for å sikre at personopplysningene ikke brukes til annet enn for det konkrete formålet.

Bane NOR har som prinsipp at alle personopplysninger skal behandles og lagres innenfor landene i EU/EØS-området, for å sikre at opplysningene er vernet av den felles personvernlovgivningen innenfor dette området

Norsk jernbaneskole utleverer i noen tilfeller personopplysninger til tredjeparter. Eksempel på slike tredjeparter er eksterne instruktører og Jernbanetilsynet.

8. Lagringstid

Dine personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet de ble samlet inn for, slik som å administrere forholdet til deg som student eller kursdeltaker, eller for å etterleve myndighetskrav eller rettslig forpliktelser, herunder arkivloven, regnskapslovgivning og lovgivning som regulerer sikkerhet i tilknytning til jernbanen.

9. De viktigste behandlingene av personopplysninger ved Norsk jernbaneskole

Nedenfor nevnes de viktigste typene av behandling av personopplysninger om studenter og kursdeltakere på Norsk jernbaneskole. Oversikten er ikke fullstendig.

9.1  Administrasjon av utdanningsløp og kurs

Norsk jernbaneskole behandler en rekke opplysninger om deg for å administrere ulike forhold knyttet til studie- eller kursforholdet. Vi behandler ulike personopplysninger eksempelvis for å administrere kurspåmelding, registrere oppmøte, registrere eksamensoppgaver, utføre evalueringer eller utstede kursbevis. Behandling av ulike personopplysninger for disse formålene er nødvendig for å oppfylle de opplæringsoppgavene som er lagt til Norsk jernbaneskole.   

9.2 Adgangskontroll og logging

Det behandles personopplysninger om deg i forbindelse med ulike former for adgangskontroll og logging. Det registreres personopplysninger i tilknytning til administrasjon av adgangskort og inn- og utpasseringer av alle som er autorisert for tilgang til Norsk jernbaneskoles bygninger og anlegg. Videre monitorers IT-systemene med formål om å avdekke sikkerhetsbrudd og hendelser.

All form for adgangskontroll og logging gjøres for sikkerhetsformål. Personopplysningsloven og arbeidsmiljøloven setter strenge rammer for adgangen til å bruke informasjon fra adgangskontroll og logger til annet enn for sikkerhetsformål.

Behandlingen av personopplysninger skjer på grunnlag av en interesseavveining. Vi har vurdert det slik at adgangskontroll og logging er nødvendig for å sikre våre eiendommer og for å ivareta sikkerheten til våre medarbeidere ved eventuelle hendelser.

9.3 Øvrig

Norsk jernbaneskole behandler også personopplysninger om deg for enkelte andre formål enn hva som er nevnt over. Som eksempler nevnes administrasjon av brukerkontoer i ulike IT-system, omtale og publisering på inter- og intranett, administrasjon av kantinekonto og arrangementspåmeldinger. Felles for disse øvrige formålene er at behandlingen av personopplysninger skjer med hjemmel i lov, arbeidsavtale, Norsk jernbaneskoles berettigede interesse og eventuelt samtykke.

9.4 Saksbehandling og arkivering

Norsk jernbaneskole bruker Public360 arkiv- og saksbehandlingssystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Eksamensresultater arkiveres i itslearning. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for informasjonsdeling og tilganger i arkivet.

Norsk jernbaneskole er underlagt offentlighetsloven, og har offentlig postjournal. Personopplysninger som etter loven skal skjermes blir skjermet.

10. Dine rettigheter

  • Du har rett til å på forespørsel bli informert om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, og til å motta kopi av opplysningene.
  • Du kan be om at Norsk jernbaneskole retter eller supplerer opplysninger om deg som er feilaktige eller misvisende.
  • I gitte situasjoner kan du be om at Norsk jernbaneskole sletter opplysninger om deg.
  • Du har i gitte tilfeller rett til å protestere på Norsk jernbaneskoles behandling av personopplysninger om deg.
  • I noen situasjoner kan du be om at Norsk jernbaneskole begrenser behandling av opplysninger om deg.

9. Kontakt og klage

For ytterligere opplysninger om Norsk jernbaneskoles behandling av personopplysninger kan du ta direkte kontakt med Bane NORs personvernrådgiver på personvern@banenor.no.

Du har rett til å klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet, se www.datatilsynet.no.