Personvernerklæring

Her finner du personvernerklæring for Norsk jernbaneskole.

1. Introduksjon

All behandling av personopplysninger i Bane NOR vil være iht. den norske lovgivningen, inkludert lov om behandling av personopplysningen og personvernforordningen (GDPR) og annen norsk lovgivning som regulerer Bane NOR sine læringsaktiviteter. 

Bane NOR læring, inkludert Norsk jernbaneskole, er jernbanesektorens ledende kompetansesenter og kursleverandør av profesjonell opplæring innenfor jernbane. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til behandling av data om våre egne ansatte, eksterne instruktører og kursdeltakere.

All behandling av personopplysninger som inkluderes i læring fra Bane NOR, er nødvendig for å levere det tilbudet som Norsk Jernbaneskole og andre tilbydere relatert til opplæring tilbyr.

Når man tar et kurs ved Bane Nor, vil ulike typer av personopplysninger som vedrører deg bli behandlet. Personopplysninger er definert som all informasjon relatert til en identifisert eller identifiserbar fysisk person. 

Denne personvernerklæringen omhandler Bane NOR sin behandling av personopplysninger når du er student eller kursdeltaker ved opplæring sortert under Bane NOR, uansett om du er ansatt i Bane NOR eller en ekstern deltaker. For ytterligere informasjon om behandling av dine personopplysninger som ansatt i Bane NOR, se Bane NOR sin personvernerklæring på intranettet. Hvis du er i kontakt med Bane NOR på andre måter enn som student, kursdeltaker eller ansatt, vennligst se personvernerklæringen som er tilgjengelig på www.banenor.no.           

2. Behandlingsansvar

Bane NOR SF er behandlingsansvarlig for personopplysninger som brukes av Norsk Jernbaneskole eller andre læringsaktiviteter innenfor Bane NOR læring.

3. Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Behandling av personopplysninger gjennom læring i Bane NOR skjer iht. GDPR og/eller andre relevante lover og reguleringer.

Som en tilbyder av utdanninger, behandles Bane NOR sin data under bestemmelser i forskrift om opplæring for personell med arbeidsoppgaver av betydning for jernbanesikkerheten og andre lover og forskrifter som er laget for opplæring av virksomheter drevet av eller for Bane NOR.

For å behandle personaldata for studenter eller kursdeltakere, må Bane NOR sin læring ha en legitim grunn iht. artikkel 6 i lov om behandling av personopplysninger. De fleste av Bane NOR sine læringsaktiviteter behandles iht. artikkel 6 b, c eller f; behandlingen har forankring i lover, og er nødvendig for å levere iht. kontrakt eller er nødvendig i den hensikt at den er av legitim interesse for Bane NOR.

4. Innhenting av personalopplysninger

Personopplysninger om deg som behandles når du er en kursdeltaker, oppbevares primært gjennom informasjon du har gitt i forbindelse med registreringsprosessen og som deltaker på læringstiltak. I noen tilfeller kan informasjonen være hentet fra offentlige registre og fra andre offentlige organ. Hvis du er en kursdeltaker og allerede er ansatt i Bane NOR, er mye av informasjonen allerede registrert om deg som ansatt i Bane NOR. I andre tilfeller kan informasjon ha blitt produsert gjennom utdanning eller kursene hvor du har deltatt, f.eks. gjennom eksamensresultater.

Du vil også etterlate deg elektroniske spor ved bruk av tilgangskort, IT-systemer, digitale verktøy, samt ved enkelte lokasjoner gjennom kameraovervåking.

5. Behandling av personalopplysninger

De ulike typene av personopplysninger er omfattende og varierer ved hver enkelt behandling. Bane NOR læring behandler kun informasjon som er relevant til et legitimt formål.

6. Sikkerhet ved behandling

Dine opplysninger vil bli registrert i ulike IT systemer og tjenester. I tillegg kan Bane NOR ha informasjon om deg via papirdokumentasjon.

Bane NOR arbeider kontinuerlig for å sikre at dine personopplysninger er lagret på en slik måte at det er beskyttet mot uautorisert tilgang. Tilgang til din informasjon skal være begrenset til din arbeidsgiver, administrativt personell, personer med offisielle behov eller offentlige myndigheter autorisert til å få tilgang til informasjonen.

Bane NOR utfører regelmessige risiko- og sårbarhetsanalyser av datasystemene som brukes for å sikre din personlige informasjon.

7. Databehandlere og overføring av personopplysninger

Utlevering av din personlige informasjon til andre skal aldri skje uten lovlig grunnlag.

I enkelte tilfeller, vil Bane NOR levere ut informasjon til tredjeparter. Dette kan f.eks. være tredjeparter som f.eks. eksterne instruktører eller Statens Jernbanetilsyn.

I mange tilfeller vil eksterne samarbeidspartnere behandle personalopplysninger på vegne av Bane NOR, f.eks. ved bruk av flere sentrale IT-systemer. Når andre behandler personaldata på våre vegne for å bruke systemer eller sørge for å utføre tjenester, vil en databehandlingsavtale bli inngått for å sikre riktig bruk av informasjonen og også sikre at personalopplysningene ikke brukes til andre formål enn det som er hensikten.

8. Lagring av personalopplysninger

Din personalinformasjon lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet for innhenting av opplysningene, slik som å administrere kursdeltakelse, eller for å overholde myndighetskrav og juridiske forpliktelser.

9. Bane NOR læring - behandling av personopplysninger

Under vil du finne en oversikt over de viktigste typene for behandling av personalopplysninger, som gjøres gjennom Bane NOR sine læringsaktiviteter. Oversikten er ikke komplett eller uttømmende.

9.1  Administrasjon av utdanninger eller kurs

Bane NOR behandling her opplysninger om deg med formål om administrasjon relatert til studier eller kurs. Vi behandler ulike typer av personopplysninger, f.eks. for å administrere kursregisteringer, registrere deltakere, registrere tildeling av eksamen, vurdering av resultater eller utstede kursbevis.

Behandling av data i forbindelse med disse formålene er nødvendig for å kunne utføre de ulike oppgavene tildelt Norsk jernbaneskole eller andre læringsaktiviteter i Bane NOR.

9.2 Tilgangskontroll og logging

Personalopplysninger behandles i sammenheng med varierte former for tilgangskontroller og logging. Personalopplysninger er også registrert i sammenheng med administrasjon av adgangskort og inngang/utgang for alle som er autorisert for tilgang til Bane NOR sine bygninger og fasiliteter. I tillegg er IT-systemene programmert til formål om å oppdage sikkerhetsbrister og hendelser.

Alle typer av tilgangskontroll og logging blir gjort av sikkerhetshensyn. GDPR og arbeidsmiljøloven setter strenge grenser for tilgang til å bruke informasjon fra tilgangskontroller og logger til andre formål enn sikkerhet.

Behandlingen av personopplysninger er i henhold til en legitim interesse for Bane NOR. Bane NOR har vurdert at tilgangskontroll og logging er nødvendig for å sikre eiendommene våre og for å sikre sikkerheten til våre ansatte i tilfelle hendelser.

9.3 Annet

Bane NOR behandler også informasjon om deg for enkelte andre formål enn de som er nevnt over.

F.eks. inkluderes administrasjon av brukerkontoer i ulike IT-systemer, markedsføring og publisering på internett og intranett, administrasjon av kantinekonto og registreringer av ulike arrangement. Felles for disse andre formålene er at behandlingen av persoopplysninger skjer med forankring i lov, ansettelseskontrakt, Bane NOR sin legitime interesse eller i noen tilfeller ved samtykke.

9.4 Saksbehandling og arkivering

Bane NOR bruker Public360 arkiv og saksbehandlingssystem med elektronisk journalføring og elektronisk oppbevaring av dokumenter. Eksamensresultater blir arkivert i Bane NOR sine systemer for læring. Spesielle sikkerhetstiltak og rutiner for informasjonsdeling og tilgang er etablert i arkivet.

Bane NOR er underlagt offentlighetsloven og har en offentlig postjournal. Personopplysninger som er lovpålagt å være konfidensielle, er beskyttet.

10. Rettighetene dine som er registrert

  • Ved forespørsel, har du en rett til å bli gitt informasjon om hvilke personopplysninger Bane NOR læring har behandlet vedrørende deg og du kan få innsyn i disse opplysningene.
  • Du kan be om at Bane NOR retter opp eller legger til opplysninger om deg, som ikke er korrekt eller er villedende. I enkelte situasjoner kan du be Bane NOR om å slette opplysninger som er registrert om deg.
  • I spesielle saker kan du ha rett til å protestere mot at Bane NOR behandler personalopplysninger om deg.
  • I noen tilfeller kan du be om at Bane NOR begrenser behandlingen av dine personalopplysninger.

9. Kontakt og klage

For ytterligere opplysninger om Bane NORs behandling av personopplysninger kan du ta direkte kontakt med personvern@banenor.no.

Du har rett til å klage på vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet, se www.datatilsynet.no.