Eierskap og styring

Redegjørelse for eierstyring og foretaksledelse.

Bane NOR følger statens prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse, og har i tillegg valgt etterlevelse av Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse. Regnskapslovens føringer om redegjørelse om foretaksstyring dekkes ved at krav i §3-3b punkt 4,7 og 8 er dekket i teksten under. Bane NOR har per i dag ikke sluttet seg til GRIs (Global Reporting Initiative) rapporteringsprinsipper, men søker allikevel å utarbeide rapportering i henhold til hovedprinsippene i denne.

Styret har det overordnede ansvaret for foretaksstyringen i Bane NOR og har fastsatt en policy for eierstyring og foretaksledelse. Policy for eierstyring og foretaksledelse er en del av Bane NORs styrende dokumenter og skal gjøre Bane NOR-konsernet i stand til å levere på sitt samfunnsoppdrag ved å klargjøre rollefordeling mellom eier, styret og administrasjonen og etablere rammer for hvordan konsernet ledes og styres.

God eierstyring og foretaksledelse reduserer forretningsrelatert risiko, samtidig som det legger til rette for at selskapets ressurser brukes på en effektiv og bærekraftig måte. Eierstyring og foretaksledelse håndterer saker og prinsipper knyttet til fordeling av roller og ansvar mellom styrende organer i et foretak. Åpenhet, transparens, ansvarlighet og lik behandling er svært viktig og skal bygge opp om foretakets omdømme som en pålitelig aktør både internt og eksternt. Bane NORs verdiplattform og etiske retningslinjer er grunnleggende forutsetninger for konsernets eierstyring og foretaksledelse.

Den grunnleggende forutsetningen for Bane NORs virksomhet er hensynet til sikkerhet. Dernest legges det vekt på kvalitet og å yte effektive tjenester til togselskapene og samfunnet for øvrig. 

Bane NORs visjon er Norge på skinner. Visjonen peker på foretakets samfunnsrolle og betydningen av jernbanen for bærekraftig verdiskapning i Norge. Den rommer ambisjoner om at jernbanen skal ta en stadig større grad av transportarbeidet i Norge ved at gods og reisende flyttes fra andre transportformer til jernbanen. Norge på skinner innebærer at Bane NOR skal levere et velfungerende, pålitelig og sikkert transportsystem med høy punktlighet og regularitet. 

Bane NORs etiske retningslinjer gjelder for styret, samtlige medarbeidere både, faste og midlertidige, innleide konsulenter og andre som utfører arbeid for konsernet. Bane NOR, har ansvar for komplekse leveranser, omfattende kontrakter, et stort antall leverandører, medarbeidere og innleid personell og er involvert i bransjer med betydelig risiko for økonomisk kriminalitet og arbeidslivskriminalitet. Alle medarbeidere, styremedlemmer og innleide konsulenter må bekrefte at de har lest og er kjent med Bane NORs etiske retningslinjer. 

Etiske retningslinjer er beskrevet i policy for etikk og samfunnsansvar og er tilgjengelig på www.banenor.no.

Organisering av Bane NOR 

Bane NOR SF er organisert som et statsforetak etter statsforetaksloven. Organisering av Bane NOR SF.

Bane NOR SF eies 100 prosent av staten. Statens eierskap forvaltes av Samferdselsdepartementet. Bane NORs vedtekter utformes og besluttes av eier. 

Foretakets formål og samfunnsoppdrag er i vedtektenes §2 angitt som følger: 

Foretakets formål er å sørge for tilgjengelig jernbaneinfrastruktur og effektive og brukervennlig jernbaneinfrastrukturtjenester (inkludert knutepunkts- og terminalutvikling) som grunnlag for transport av personer og gods på det nasjonale jernbanenettet.

Bane NORs samfunnspålagte oppgaver er planlegging, utbygging, forvaltning, drift og vedlikehold av det nasjonale jernbanenettet, trafikkstyring og forvaltning av jernbaneeiendom, som Bane NOR etter avtale med Jernbanedirektoratet har påtatt seg ansvar for. Jernbane- og  eiendomsvirksomheten skal sammen bygge opp om Bane NORs formål.

Bane NOR SFs eiendommer skal plasseres i to aksjeselskaper; Bane NOR Eiendom AS og Bane NOR Driftseiendom AS. Eiendommer som betjener samme type formål skal plasseres i samme datterselskap. Datterselskapene har ingen medarbeidere og hjemlene til eiendomsmassen holdes i statsforetaket.

Innskuddskapital og utbytte

Foretakets innskuddskapital er på 10 000 100 000 NOK. Bane NOR SF er definert som et statlig eiet selskap med sektorpolitiske målsettinger (kategori 4). Målene for slike selskap skal tilpasses formålet med eierskapet, og eier vil vektlegge at de sektorpolitiske målene nås mest mulig effektivt. Det er derfor ikke fastsatt avkastningsmål eller krav til utbytte for foretaket. Eventuelle overskudd skal kun anvendes innenfor Bane NORs formål.

Likebehandling av eiere og transaksjoner med nærstående

Bane NOR eies 100 prosent av staten ved Samferdselsdepartementet. Foretaket har derfor ikke egne retningslinjer rundt likebehandling av ulike eiere.

Bane NORs etiske retningslinjer setter krav til at styrets medlemmer og medarbeidere melder ifra dersom det kan være spørsmål om deres habilitet. Det er utarbeidet en egen rutine i forhold til oversikt over nærstående for styret og konsernledelsen.

Fri omsettelighet

Bane NOR SF er et statsforetak uten fritt omsettelige aksjer, dette er derfor ikke relevant.

Foretaksmøte

Gjennom foretaksmøtet utøver staten som eier, ved Samferdselsdepartementet, den øverste myndighet i Bane NOR.

Ordinært foretaksmøte avholdes årlig og senest i løpet av juni. I tillegg kan ekstraordinært foretaksmøte avholdes dersom Samferdselsdepartementet, styret eller revisor finner det nødvendig. Det kan arrangeres eiermøter i tilknytning til foretaksmøtet der styret møter eier for dialog og utveksling av informasjon.

Konsernsjef, medlemmer av styret, samt revisor har rett til å være til stede og til å uttale seg i foretaksmøtet. Konsernsjef og styrets leder har plikt til å være til stede med mindre det foreligger gyldig forfall. I sistnevnte tilfelle skal det utpekes en stedfortreder.

Ekstern revisor har plikt til å være tilstede for så vidt de saker som skal behandles er av slik art at dennes nærvær kan anses nødvendig.

Valgkomite

Foretaksmøtet utpeker foretakets eieroppnevnte styremedlemmer. Fra 2017 er det gjennomført valg av ansattrepresentanter.

Bedriftsforsamling og styre, sammensetning og uavhengighet

Det er i samråd med fagforeningene avtalt at Bane NOR ikke skal opprette egen bedriftsforsamling. 

Styret har åtte medlemmer som utpekes i henhold til retningslinjer i statsforetaksloven §19. Styrets leder, nestleder og fire styremedlemmer velges av foretaksmøtet. To styremedlemmer og to observatører velges av og blant medarbeiderne i foretaket etter de regler som gjelder etter  statsforetaksloven §20 med tilhørende forskrifter.

Blant styremedlemmene er det 50 prosent kvinner. For informasjon om det enkelte styremedlem, se egen omtale i årsrapporten.

Styrets arbeid

Styret skal påse at Bane NOR drives i samsvar med Bane NORs formål, vedtekter og retningslinjer fastsatt av foretaksmøtet. Styrets overordnede ansvar er å forvalte Bane NOR slik at hovedformålet søkes realisert på en mest mulig hensiktsmessig og regningssvarende måte innenfor rammen av de ressurser Bane NOR rår over. Styret ansetter konsernsjefen, og fører tilsyn med konsernsjefens ledelse av Bane NOR. Styret er generalforsamling for Bane NOR SFs datterselskaper. Det er utarbeidet en egen styreinstrukssom gjennomgås årlig, og styret evaluerer sitt arbeid og sin kompetanse med samme frekvens.

I saker som antas å være av vesentlig betydning for foretakets formål eller som i vesentlig grad vil endre virksomhetens karakter, skal saken skriftlig forelegges Samferdselsdepartementet før styret treffer vedtak.

Styret har i 2017 etablert to styreutvalg.

Revisjonsutvalg

  • Styrets revisjonsutvalg er et underutvalg av styret i Bane NOR og skal virke som et saksforberedende organ for styret i utøvelsen av sitt ansvar for regnskapsrapportering, revisjon, intern kontroll, etterlevelse av etiske retningslinjer – herunder varslinger og den samlede risikostyringen.
  • Det er utarbeidet eget mandat for revisjonsutvalget.
  • Revisjonsutvalget er ansvarlig overfor det samlede styret i Bane NOR. Styrets og det enkelte styremedlems ansvar endres ikke som følge av revisjonsutvalgets arbeid.

Kompensasjonsutvalg

  • Styrets kompensasjonsutvalg er et underutvalg av styret i Bane NOR og har som formål å være et saksforberedende organ for styrets behandling av kompensasjonsspørsmål. Det er utarbeidet eget mandat for kompensasjonsutvalget.
  • Kompensasjonsutvalget er ansvarlig for utførelse av sine oppgaver kun overfor styret i Bane NOR. Styrets og det enkelte styremedlems ansvar endres ikke som følge av utvalgets arbeid.

Konsernsjefens ansvar og oppgaver er nedfelt i instruks fastsatt av styret. Instruksen gjennomgås og godkjennes årlig.

Risikostyring og internkontroll

Bane NORs etiske retningslinjer og verdigrunnlag danner sammen med foretakets organisering, virksomhetsstyring og rapporteringslinjer grunnlaget for et godt internt kontrollmiljø. Internkontroll er en integrert del av virksomhetsstyringen og er basert på prinsippet om tre forsvarslinjer (leder, policyansvarlig/stab og internrevisor).

Styret skal fastsette Bane NORs risikoprofil og påse at Bane NOR har god internkontroll, tilstrekkelige systemer og ressurser for å sikre at lovbestemmelser etterleves. Dette inkluderer hensiktsmessige systemer for risikostyring som reflekterer omfanget og arten av virksomheten. Det gjennomføres månedlige risikovurderinger på konsernnivå og det igangsettes tiltak for å håndtere risiko.

Styrende dokumenter i Bane NOR er en sentral del av internkontrollsystemet og består av styringspolicyer og konsernstandarder som definerer skal-krav til organisasjonen (internkontrollkrav). Styringspolicyene angir rammer og prinsipper som Bane NOR skal operere innenfor. Disse er godkjent av styret. Konsern-standarder er relatert til nøkkelområder i Bane NOR SF. Konsernstandardene angir målsetninger og krav som skal etterleves. Konsernstandarder godkjennes av konsernsjef.

Modenheten i Bane NORs internkontroll rapporteres årlig til styret. En modenhetsvurdering ble utarbeidet i 2016 og er gjennomført på nytt i 2017. For å styrke internkontrollen og øke kostnadseffektiviteten, pågår det et omfattende arbeid med å forbedre konsernets viktigste arbeidsprosesser og styrende dokumentasjon. Dette arbeidet ble startet opp i 2017 og vil fortsette utover i hele 2018.

Internrevisjon

Som et ledd i konsernets interne kontrollsystem har Bane NOR etablert en internrevisjonsfunksjon. Konsernets internrevisjon arbeider etter instruks fastsatt av styret og i henhold til standarder fastsatt av Institute for Internal auditors (IIA). Internrevisjonen har til formål å bistå styret og ledelsen i å utøve god virksomhetsstyring gjennom en uavhengig og objektiv vurdering av om Bane NORs vesentligste risikoer er tilstrekkelig håndtert og kontrollert.

Internrevisjonen skal gjennom en systematisk og strukturert tilnærming, evaluere hensiktsmessigheten og effektiviteten av Bane NORs styrings- og kontrollprosesser for governance, risikostyring og internkontroll. Internrevisjonen skal gi målrettet og strukturert tilbakemelding om Bane NORs etterlevelse av etablerte policyer, konsernstandarder, prosedyrer og etablerte tiltak på kritiske områder i virksomheten. Videre skal Internrevisjonen gi råd for å bidra til forbedringer i Bane NORs styrings- og kontrollprosesser, samt bidra til å øke verdiskapningen i Bane NOR.

Internrevisjonen i Bane NOR utføres i sin helhet av et eksternt revisjonsfirma. Internrevisor rapporterer formelt til styret og funksjonelt til konsernsjef. Internrevisjonen har til formål å bistå styret og ledelsen i å utøve god virksomhetsstyring gjennom en uavhengig og objektiv vurdering av om Bane NORs vesentligste risikoer er tilstrekkelig håndtert og kontrollert.

Godtgjørelse til styret og ledende ansatte

Detaljert oversikt over godtgjørelse til styret finnes i note 22 i årsregnskapet. Styremedlemmenes honorarer er ikke knyttet til resultat, opsjonsprogram eller lignende.

Bane NOR følger de retningslinjer som gjelder lederlønninger i statlig eid virksomhet. I samsvar med vedtektenes §8 utarbeider styret en erklæring om lederlønn i samsvar med allmennaksjelovens §6-16a, regnskapsloven og retningslinjer for statlig eierskap. Erklæringen behandles i ordinært foretaksmøte. Detaljert oversikt over godtgjørelse til ledende ansatte finnes i note 22 i årsregnskapet.

Informasjon og kommunikasjon

Bane NOR er underlagt offentleglova. Offentlig kommunikasjon om konsernet gis av konsernets ledelse. Konsernet legger fram fullstendig årsregnskap sammen med årsberetning og årsrapport i slutten av april måned. Regnskapstall rapporteres tertialvis til eier. 

Det avholdes tertialvise kontaktmøter mellom eier og Bane NORs ledelse for utveksling av informasjon. Eventuelle synspunkter som formidles i slike møter er å betrakte som innspill til Bane NORs styre og administrasjon. Saker som krever formell tilslutning fra eier må behandles i foretaksmøtet.